「我們發了徵稿公告，然後呢？」—— 一位研討會主席的誠實告白：為什麼好的活動，往往敗在沒人知道

問：辦研討會最挫折的一件事？

「最挫折的喔⋯⋯是有一年我們邀請到一位國際期刊的主編來當 keynote，場地也訂好了，飯店也安排了，結果開放投稿兩個月，只收到 12 篇論文。12 篇。你知道那種感覺嗎？就是所有前置作業都做得很完美，然後發現——根本沒有人知道這件事。」

——某學術學會年會主席，匿名受訪

我們訪問了三位曾經籌辦過學術研討會的「過來人」，請他們誠實分享：在研討會行銷推廣上栽過哪些坑、後來又做對了什麼。

問：研討會行銷最常犯的錯？

「把行銷想得太晚。大多數的研討會時間線是這樣：半年前開始找場地、三個月前邀講師、兩個月前發徵稿公告——然後行銷的順序永遠排在最後面。好像『讓大家知道有這場活動』是籌備期結束後才要做的事。」

「我後來學到的是，行銷要跟著籌備一起啟動。從你決定研討會主題的那天起，就應該有人在寫內容了。不要等到網站做好才開始想 SEO——那時候搜尋引擎根本不認識你。」

——前研討會秘書長

最有效的推廣方法，說出來你可能會笑

「說出來你可能會覺得很蠢——我們把去年的投稿題目做成一份精選摘要，寄給去年的所有參加者。主旨寫：『這 5 個去年最受歡迎的題目，今年會有人挑戰嗎？』結果開信率 52%，比任何一封官方徵稿公告都高。」

「關鍵不是那封信寫得多好，而是它不是在『宣傳』。它是在說：這裡有一個討論正在發生，你要不要加入？這跟發公告是兩種完全不同的語氣。」

——某工程領域研討會公關組長

預算零怎麼辦？

「我跟你講一個數字：我們去年整場研討會的行銷預算是零。不是很少，是零。」

「但我們做了幾件事。第一，我們請每一位講師提供一張個人照和一段 100 字的簡介，幫他們做成一張圖卡，讓他們在自己的社群上分享。成本：零。觸及：每一位講師身邊至少 200 到 500 個同領域的人。第二，我們跟三個相關系所交換了電子報曝光——他們幫我們發一篇活動預告，我們在官網放他們的系所連結。第三，我們把一個博士生推出來，叫他在一個學術社團裡發了一篇徵稿攻略文：『投稿研討會最常被拒絕的三個原因』，下面附上我們的 CFP 連結。那篇文被轉發了超過一百次。」

「如果你沒錢，你就要有創意。但創意不需要預算，它需要你願意做那些『沒有範例可以抄』的事情。」

——某人文領域研討會總召

最後悔的決定

「當年沒有開始搜集 Email 名單。現在想起來，我們辦了五年研討會，跟超過一千個人見過面、發過信、加過 LINE——但這些聯絡資訊全部散落在不同的籌備人員的個人信箱裡。活動結束後人去樓空，下一屆又要從零開始累積。」

「如果重來一次，我會從第一屆就用一個統一的系統管理參加者資料——不只是為了這屆的報到，而是為了五年後的你再也不用從零開始宣傳。」

——後悔中的前主席

三位過來人，三個不同的教訓。但他們的結論出奇一致：研討會行銷不是活動的附屬品，它跟徵稿、審稿、排議程一樣重要。而且最好的行銷，通常發生在你沒有在「行銷」的時候——當一篇徵稿攻略文比公告更有效、當一張講者圖卡的觸及率比你買的臉書廣告還高、當一封電子報讓去年的參加者開始期待今年的主題。

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