為什麼你需要研討會資訊系統？

常常有人覺得辦場研討會，需要投資在資訊化系統上嗎？
我請工讀生做個網站，然後論文用Email收就好了，
實在是不需要花錢去租或是架設個研討會系統，

其實有這樣的觀念，我們也不能說是對還是錯，畢竟青菜、蘿蔔各有所好，
各個研討會的需求也各有不同。

不過就我的看法是，投資一個研討會資訊系統是有必要的，這絕對不是老王賣瓜(呵~)，
就讓我們來逐步分析一下，如下圖所示，我們將研討會的資訊需求分為四個階段。

 

籌備階段

這個階段，基本上就是研討會網站要開始設計的時候，這時候你可能需要幾個角色來協助(美工、程式設計、網管)，
很多單位通常請資訊中心或是工讀學生來協助架設網站，但資訊中心通常太忙碌，而工讀生卻又靠不住，
這時候您會陷入幾點困擾：

• 找工讀生：不夠專業、美觀、無法滿足需求、製作時間長
• 找資訊中心：無法立即反應，通常要排隊等候工單

推廣階段

好不容易設計完成，開始要推廣了，如果第一階段是學校的資訊中心支持，或許還可以省卻些麻煩，
如果是工讀學生架設，則一些基本的要求，像是互動的留言板、搜尋引擎最佳化(SEO)、專屬的網址，
這些都會成為問題，讓你的網站架好了，卻搜尋不到，或是搜尋到了，卻排在 Google 幾十頁後，
努力辛苦架設了網站，卻因為推廣問題，導致投稿的人不踴躍，研討會也就失敗了一大半。

上線階段

這時候就是重頭戲的開始，因為要開始接受投稿、審稿、報名、金流等，
方便的系統絕對可以讓與會者有美好的體驗，一來可增加主辦單位的專業形象，
二來可以大幅減少行政業務，將大部分的精力留在研討會的其他事務上，
研討會資訊系統有很多功能，但在這邊我建議至少應該採用線上投稿及報名系統，
而盡力避免使用Email收取稿件及報名，因為您可能會面臨下列的隱憂，並大大降低您的執行力：

• Email空間大小
• 垃圾郵件阻擋
• 投稿完成與否的確認 (導致投稿者的不安全感)
• 行政人員的業務量 (需回信確認等等)
• 投稿很難分類、統計
• 後續審稿問題
• 報名資料很難統計
• 報名金額很難對帳 

結束階段

研討會結束，資訊系統就功成身退了嗎？不是唷，這時候除了可以做一些後續的問卷調查、資料匯出外，
重點應該是在累積經驗，像是舉辦的行政經驗、資訊需求等等。

結語

若不投資在資訊化上，勢必下一場研討會舉辦時，種種的夢靨將重新來過，
這對學術單位不是一件好事，因為您們應該是將寶貴時間投資在學術推廣上，而其他的事物應該要花越少的時間越好，

投資資訊化，就是將一般性重複的工作都交給資訊系統去處理，其資訊化的經驗可以傳承，而且將越來越好，
這樣貴單位就可以輕鬆面對下一次的研討會挑戰，讓老師跟學生都喜歡上舉辦研討會，並從中獲取寶貴的交流經驗，
也進而提升單位的學術地位。