為什麼你需要研討會資訊系統?

Uploaded on 2012.05.16

常常有人覺得辦場研討會,需要投資在資訊化系統上嗎?
我請工讀生做個網站,然後論文用Email收就好了,
實在是不需要花錢去租或是架設個研討會系統,

其實有這樣的觀念,我們也不能說是對還是錯,畢竟青菜、蘿蔔各有所好,
各個研討會的需求也各有不同。

不過就我的看法是,投資一個研討會資訊系統是有必要的,這絕對不是老王賣瓜(呵~),
就讓我們來逐步分析一下,如下圖所示,我們將研討會的資訊需求分為四個階段。

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籌備階段

這個階段,基本上就是研討會網站要開始設計的時候,這時候你可能需要幾個角色來協助(美工、程式設計、網管),
很多單位通常請資訊中心或是工讀學生來協助架設網站,但資訊中心通常太忙碌,而工讀生卻又靠不住,
這時候您會陷入幾點困擾:

  • 找工讀生:不夠專業、美觀、無法滿足需求、製作時間長
  • 找資訊中心:無法立即反應,通常要排隊等候工單

推廣階段

好不容易設計完成,開始要推廣了,如果第一階段是學校的資訊中心支持,或許還可以省卻些麻煩,
如果是工讀學生架設,則一些基本的要求,像是互動的留言板、搜尋引擎最佳化(SEO)、專屬的網址,
這些都會成為問題,讓你的網站架好了,卻搜尋不到,或是搜尋到了,卻排在 Google 幾十頁後,
努力辛苦架設了網站,卻因為推廣問題,導致投稿的人不踴躍,研討會也就失敗了一大半。

上線階段

這時候就是重頭戲的開始,因為要開始接受投稿、審稿、報名、金流等,
方便的系統絕對可以讓與會者有美好的體驗,一來可增加主辦單位的專業形象,
二來可以大幅減少行政業務,將大部分的精力留在研討會的其他事務上,
研討會資訊系統有很多功能,但在這邊我建議至少應該採用線上投稿及報名系統,
而盡力避免使用Email收取稿件及報名,因為您可能會面臨下列的隱憂,並大大降低您的執行力:

  • Email空間大小
  • 垃圾郵件阻擋
  • 投稿完成與否的確認 (導致投稿者的不安全感)
  • 行政人員的業務量 (需回信確認等等)
  • 投稿很難分類、統計
  • 後續審稿問題
  • 報名資料很難統計
  • 報名金額很難對帳 

結束階段

研討會結束,資訊系統就功成身退了嗎?不是唷,這時候除了可以做一些後續的問卷調查、資料匯出外,
重點應該是在累積經驗,像是舉辦的行政經驗、資訊需求等等。

結語

若不投資在資訊化上,勢必下一場研討會舉辦時,種種的夢靨將重新來過,
這對學術單位不是一件好事,因為您們應該是將寶貴時間投資在學術推廣上,而其他的事物應該要花越少的時間越好,

投資資訊化,就是將一般性重複的工作都交給資訊系統去處理,其資訊化的經驗可以傳承,而且將越來越好,
這樣貴單位就可以輕鬆面對下一次的研討會挑戰,讓老師跟學生都喜歡上舉辦研討會,並從中獲取寶貴的交流經驗,
也進而提升單位的學術地位。